Hoe maak je een goed werkend rooster?

Diverse tips

Tips voor het opstellen van je rooster

Het opstellen van het lesrooster is vaak iets waar in het begin niet lang over na gedacht wordt. Beschikbaarheid word in een planning gezet en voilá klaar! Simpel toch?

Niet helemaal! Om je rooster goed op te stellen is het handig om op voorhand al goed over bepaalde zaken na te denken zodat het aanbod en aanmeld proces voor je leden makkelijk, duidelijk en zo flexibel mogelijk blijft.

intro image

Bepaal het maximaal aantal deelnemers

Het maximaal aantal deelnemers is uiteraard van vele factoren afhankelijk. Denk hierbij bijvoorbeeld aan ruimte, doelgroep en les type.
Bedenk voor jezelf welke factoren bij jou bepalend zijn voor de groepsgrootte en vind hier een juiste balans in.

Bepaal het maximaal aantal proeflesplekken

Ook dit is weer erg afhankelijk van verschillende factoren en ook in welke fase jouw bedrijf zich bevindt.
In de opstartfase ben je wellicht blij met elke aanmelding en zullen er meer proeflesplekken beschikbaar zijn dan wanneer er zich al een vastere groep leden heeft gevormd.
Bepaal hierin ook op voorhand jouw strategie.

In het begin zullen meerdere proeflesplekken heel fijn zijn, maar op een later moment kan het vaste leden wellicht afschrikken wanneer zij deelnemen aan een les waarin geen bekende medeleden aan deelnemen.
Aparte proefles lessen is natuurlijk ook een optie, hierbij ervaren de ‘proeflessers’ enkel niet de sfeer van een reguliere les.

Bepaal dus goed voor je zelf hoe en op welke schaal je proefles plekken wilt aanbieden en wanneer dit voor jou acceptabel is om dit in een verder stadium iets naar beneden bij te stellen of misschien weer op te schalen.

Aan- en afmeldstrategie

Houden jouw leden van vastigheid of juist van flexibiliteit? Hiermee bedoelen we; komen de leden steevast naar dezelfde les of  melden zij zich graag zelf aan voor de lessen waaraan zij willen deelnemen.

In het tweede geval is het belangrijk om goed na te denken over hoe lang van te voren je leden de mogelijkheid wilt geven zich aan te kunnen melden.
Flexibiliteit betekent niet per definitie tot ver in de toekomst aan kunnen melden. Je wilt namelijk voorkomen dat leden zich maar voor lessen gaan aanmelden om een plekje te bemachtigen en later pas beslissen of zij wel of niet komen, om zich vervolgens weer af te melden. Om deze situatie zo veel mogelijk in te perken zien wij vaak dat er een aanmeld periode wordt gehanteerd tussen 2 tot 4 weken voor aanvang van de training.

Het afmelden is hierin natuurlijk ook erg belangrijk. Geef je leden altijd de mogelijkheid om zich af te kunnen melden. Het niet mogelijk maken van afmelden heeft enkel tot gevolg dat een lid niet komt opdagen en onterecht een plek op de deelnemerslijst bezet houdt, of dat jij of jouw trainer via Whatsapp of SMS afmeldingen gaat ontvangen – als leden niet kunnen of willen komen, dan komen ze niet. Je kan natuurlijk wel nadenken over gratis en niet-gratis afmelden. Denk hierbij bijvoorbeeld aan; tot 2 uur voor aanvang van de les is het afmelden gratis, meld je je binnen de 2 uur voor aanvang van de les af dan wordt de les als nog in rekening gebracht.

Probeer iets nieuws

Wanneer je merkt dat een bepaalde les minder goed loopt, hoeft dat niet altijd aan het tijdstip te liggen. Probeer hierin dan iets nieuws. Verander eens het lestype, trainer en/of groepsgrootte – wellicht zijn de leden die op dat tijdstip beschikbaar zijn juist geïnteresseerd in iets anders.

Blijf evalueren en luisteren naar je leden

Blijf de bezetting van je lessen en het aan- en afmeldgedrag van leden monitoren. Dit in combinatie met (bijvoorbeeld) een periodieke enquête biedt jou de kans om jouw lesaanbod continue toe te spitsen op de behoeftes van jouw leden/doelgroep.

Automatisering

De processen en communicatie omtrent het opstellen van lesroosters, inplannen en annuleren van lessen en het aan- en afmelden kan via software en apps eenvoudig worden geautomatiseerd. Je bent aanzienlijk minder uren kwijt en het geeft je veel inzicht in hoe bepaalde zaken lopen.

Sportbit Manager biedt een all-in one software en bijbehorende app die jou helpen van deze automatiseringsslag en bij de groei van je onderneming. Denk ook aan oplossingen op het gebied van ledenadministratie, betalingen, communicatie en tools voor het creëren van een hechte community. Er zijn verschillende pakketten die aansluiten op de fase waarin jouw onderneming zich bevind. Of je nou een starter, middelgrote gym of grote studio bent.

SAMENWERKEN MET SPORTBIT

Ben je nieuwsgierig wat wij met onze software kunnen betekenen voor jouw sportclub?

Meer informatie Bekijk tarieven