Ledenadministratie in Excel - waarom is dit achterhaalt
Leestijd: 2 min | 28 oktober, 2022
Wanneer je een eigen sportclub, studio of andere type sportonderneming gaat starten, krijg je te maken met leden. Leden die een dienst of activiteit bij jou inhuren en ook dienen te betalen. Om dit allemaal goed te regelen en organiseren moet je een ledenadministratie gaan bijhouden. Hierin staat o.a. wie je leden zijn, wat ze bij jou willen afnemen (abonnementen of bijvoorbeeld een rittenkaart), wat ze hier voor moeten betalen en hoe deze betaling plaats zal vinden (vooraf, achteraf, incasso etc.).
Ledenadministratie Excel
Wanneer je net start en je nog niet zo goed weet wat je allemaal te wachten staat, zul je de ledenadministratie in de meeste gevallen in Excel bijhouden. De voordelen van Excel zijn dat deze beschikbaar is binnen een Microsoft Office pakket welke vaak al voor eerdere activiteiten aangeschaft is. Zo is een Microsoft-pakket vaak onmisbaar binnen welke organisatie dan ook.
Een nadeel van bijhouden in Excel is dat je makkelijk het overzicht verliest. Daarnaast is een klein typefoutje snel gemaakt en kan dit zorgen voor een onjuiste administratie die soms erg moeilijk is om op te sporen.
Alternatieven in ledenadministratie
Wat zijn de alternatieven? Om dit traject te vereenvoudigen zijn er softwarepakketten die speciaal gemaakt worden voor het bijhouden van de ledenadministratie. SportBit Manager is zo’n ledenadministratie software bedrijf die vooral sportorganisaties helpt bij de administratie.
Wat zijn de voordelen voor jouw als sportondernemer wanneer je gebruik maakt van een ledenadministratie software:
- Tijd besparen. Dat is wel het belangrijkste voordeel ten opzichte van alle andere mogelijkheden. Het handmatig bijhouden van je administratie is hiermee niet meer nodig. Je leden kunnen in de software vrijwel alles zelf (mits jij dit ook instelt) regelen. Betalingen worden maandelijks georganiseerd en geadministreerd. Geen papierwerk meer, geen zware bestanden met alle informatie, maar één software waar je altijd bij kan. Lees meer over de ledenadministratie van SportBit manager.
- Een ander, zeer belangrijk, voordeel is ook zeker voor je leden. Bij de software zit een app die o.a. gebruikt wordt door je leden. Met één druk op hun telefoon staan ze in contact met jou. Geen ‘gezeur’ meer met aan- of afmeldingen en alle vragen die daarbij komen. Jouw leden kunnen makkelijk in de app aangeven welke les zij willen bijwonen. Daarbij kunnen ze ook nog eens zien wie de trainer is. En ook leuk, als ze een trainingsbuddy hebben kunnen ze zelfs zien of deze ook al aangemeld is. Kan jouw lid onverwacht toch niet komen? Dan is de afmelding ook eenvoudig gedaan. Dat geeft je andere leden ook nog de kans om dit gaatje op te vullen.
- De communicatie naar je leden kan ook heel eenvoudig via de software app verlopen. Enkele standaard geautomatiseerde e-mails staan al voorgeprogrammeerd in de software. Een heel groot voordeel is ook dat je kan communiceren met een specifieke groep. Op de pagina van ledenadministratie vind je meer over de communicatiemogelijkheden binnen de ledenadministratie software van SportBit manager.
- Een ander proces, waarvan je graag wilt dat dit goed en duidelijk verloopt, zijn de betalingen. Met de ledenadministratie software van Sportbit manager is dit geheel geautomatiseerd. Zo weet je altijd dat de incasso’s uitgevoerd worden en met enkele dagen op je rekening staat. Dit geeft gemak voor jou maar is ook zeker fijn voor jouw leden.
- Via een softwarepakket zijn ook alle zaken die jij en je leden invoeren vastgelegd volgens de geldende AVG-wetgeving. Krijg je een keer vragen hierover dan kun je zonder aarzelen aangeven dat dat binnen jouw sportschool correct georganiseerd is.
Andere voordelen die te maken hebben met de continuïteit en dus de toekomst van jouw sportclub zijn de volgende:
- Wanneer je met de software ook de proefles aanvragen in kaart hebt en daarbij het aantal leden dat hieruit komt, kun je voor de toekomst kijken hoe je dit kunt verbeteren. Wordt nu 50% van de proefles aanvragen daadwerkelijk lid? Zoek uit waarom ze wel/niet lid worden en onderneem hier actie op.
- Andere cijfers zijn door middel van enkele eenvoudige rapportages makkelijk in te zien. Denk dan aan de bezettingsgraad van de verschillende lessen. Maar ook de retentie van je leden, kun je daar een trend in vinden?
Kortom je kunt je administratie wel bijhouden in Excel, echter zijn er voldoende argumenten te bedenken om dit NIET te doen.
Dus wanneer je alle stappen hebt doorlopen bij het starten van je sportonderneming, lees hier meer tips en tricks daarover, focus je dan op de mogelijkheden van een ledenadministratie software.
Gerelateerde blogs
Join de SportBit Community!
Wil jij altijd op de hoogte zijn van de laatste ontwikkelingen en trends voor jouw sportonderneming? Schrijf je dan nu in voor onze digitale nieuwsbrief.
Een moment geduld a.u.b.
