Excel of niet?
Ledenadministratie (sport) verenigingen
Leestijd: 2 min | 15 november, 2022
Verenigingen zijn verplicht om een ledenadministratie te voeren.
Wanneer je een eigen vereniging wilt starten, overneemt of zelfs alleen ondersteunt als vrijwilliger, is het goed om te weten wat een vereniging inhoudt. Een vereniging is een organisatie zonder winstoogpunt. Meestal organiseert een vereniging maatschappelijke activiteiten, zoals een sport- of buurtvereniging. Een vereniging mág wel winst maken met een onderneming. De voorwaarde is dat deze winst gebruikt wordt voor de maatschappelijke activiteiten van de vereniging.
Een vereniging is verplicht om een ledenadministratie te voeren. Dit heeft er mee te maken dat er goed en duidelijk geregistreerd moet worden hoe en door wie contributie betaald is en wanneer de volgende betalingen plaats vinden.
Bij de kleinere verenigingen wordt vaak gebruik gemaakt van Microsoft Office: Excel.
Voordeel van Excel: Simpel en vrij gebruik
Nadeel van Excel: Geschikt voor maar één gebruiker
Meer voor- en nadelen zijn te lezen in ons blog: Ledenadministratie in Excel; waarom achterhaalt.
Ledensoftware
Wanneer je ledenaantal over de 50 leden is, kun je je gaan verdiepen in de voordelen van een serieuzer softwarepakket. In enkele gevallen heb je een handig/technisch onderlegt lid die bereid is om zelf iets te maken. Het nadeel hiervan is dat de vereniging afhankelijk wordt van deze persoon.
Ledenadministratie software pakketten verschillen in functionaliteit, gebruiksgemak en prijs. Bij de aanschaf van de software is het van belang te letten op wat het systeem allemaal biedt. We geven hier een opsomming. Niet alle punten zijn natuurlijk voor iedere situatie relevant.
Persoonsgegevens
De ledenadministratie van een vereniging bevat veel verschillende gegevens van individuele personen. Met de invoering van de AVG-wetgeving (De Algemene Verordening Gegevensbescherming) zijn hier veel regels op van toepassing. Doel van de wet is om te voorkomen dat de gegevens van je leden onnodig openbaar worden. Deze privacywetgeving geldt voor alle organisaties in Nederland.
Wat mag ik wel en niet opslaan van mijn leden?
Eigenlijk is het uitgangspunt, zo min mogelijk. Je slaat dus zo min mogelijk persoonlijke gegevens op. De regels maken onderscheid tussen normale persoonsgegevens, zoals naam en adres, en bijzondere persoonsgegevens, denk hierbij aan blessures en betalingsgegevens.
Waar moet je op letten bij het kiezen van ledensoftware:
- Aantal gebruikers
Handig is het als er meerdere gebruikers toegang hebben tot de software, dan moet het systeem ‘multi-user’ zijn waarbij de gegevens over en weer ingevoerd en opgevraagd kunnen worden. Nog fijner is dat er ook nog verschillende rechten per functie toegevoegd kunnen worden. Een trainer heeft andere rechten dan de verantwoordelijke voor de administratie.
- Gebruikersinterface
Een goede gebruikersinterface is een eerste vereiste. Het gebruik moet bij voorkeur zo zelfsturend mogelijk zijn, zonder extra handleiding of instructie.
- Aantal leden
Hoeveel leden kun je registreren in de software? Is er een maximum en heeft dit invloed op de prijs? Blijft de prestatie wel voldoende bij grotere aantallen gegevens? Kunnen meerdere leden van een gezin of leefeenheid herkend worden in bijvoorbeeld een gezinsoverzicht?
- Pasfoto’s en memovelden
Leden binnen een kleine vereniging worden persoonlijk herkend. Bij grotere verenigingen waarbij de administratie en de toegang gescheiden is, kan het registreren van een pasfoto nuttig zijn. Deze foto is dan ook te gebruiken voor een ledenpas. Ook het registreren van extra gegevens in een memoveld kan erg handig werken omdat allerlei extra informatie dan geregistreerd kan worden.
- Indeling van leden
Leden kunnen dikwijls op verschillende manieren ingedeeld worden. Bijvoorbeeld naar soort lidmaatschap, leeftijd of voorkeuren voor bepaalde lestypes. Een juiste indeling is essentieel voor een overzichtelijke ledenadministratie.
- Rapportages
De software moet beschikken over een aantal standaard rapportages zoals ledenlijsten, openstaande posten, een verjaardagskalender en presentielijsten.
Gerelateerde blogs
Join de SportBit Community!
Wil jij altijd op de hoogte zijn van de laatste ontwikkelingen en trends voor jouw sportonderneming? Schrijf je dan nu in voor onze digitale nieuwsbrief.
Een moment geduld a.u.b.
