Excel of niet?

Ledenadministratie (sport) verenigingen

Verenigingen zijn organisaties zonder winstoogpunt. Meestal organiseert een vereniging maatschappelijke activiteiten, zoals een sport- of buurtvereniging.

Verenigingen zijn verplicht om een ledenadministratie te voeren.

Wanneer je een eigen vereniging wilt starten, overneemt of zelfs alleen ondersteunt als vrijwilliger, is het goed om te weten wat een vereniging inhoudt. Een vereniging is een organisatie zonder winstoogpunt. Meestal organiseert een vereniging maatschappelijke activiteiten, zoals een sport- of buurtvereniging. Een vereniging mág wel winst maken met een onderneming. De voorwaarde is dat deze winst gebruikt wordt voor de maatschappelijke activiteiten van de vereniging.

Een vereniging is verplicht om een ledenadministratie te voeren. Dit heeft er mee te maken dat er goed en duidelijk geregistreerd moet worden hoe en door wie contributie betaald is en wanneer de volgende betalingen plaats vinden.

Bij de kleinere verenigingen wordt vaak gebruik gemaakt van Microsoft Office: Excel.

Voordeel van Excel: Simpel en vrij gebruik

Nadeel van Excel: Geschikt voor maar één gebruiker

Meer voor- en nadelen zijn te lezen in ons blog: Ledenadministratie in Excel; waarom achterhaalt.

 

Ledensoftware

Wanneer je ledenaantal over de 50 leden is, kun je je gaan verdiepen in de voordelen van een serieuzer softwarepakket. In enkele gevallen heb je een handig/technisch onderlegt lid die bereid is om zelf iets te maken. Het nadeel hiervan is dat de vereniging afhankelijk wordt van deze persoon.

Ledenadministratie software pakketten verschillen in functionaliteit, gebruiksgemak en prijs. Bij de aanschaf van de software is het van belang te letten op wat het systeem allemaal biedt. We geven hier een opsomming. Niet alle punten zijn natuurlijk voor iedere situatie relevant.

 

Waar moet je op letten bij het kiezen van ledensoftware:

  • Aantal gebruikers

Handig is het als er meerdere gebruikers toegang hebben tot de software, dan moet het systeem ‘multi-user’ zijn waarbij de gegevens over en weer ingevoerd en opgevraagd kunnen worden. Nog fijner is dat er ook nog verschillende rechten per functie toegevoegd kunnen worden. Een trainer heeft andere rechten dan de verantwoordelijke voor de administratie.

  • Gebruikersinterface

Een goede gebruikersinterface is een eerste vereiste. Het gebruik moet bij voorkeur zo zelfsturend mogelijk zijn, zonder extra handleiding of instructie.

  • Aantal leden

Hoeveel leden kun je registreren in de software? Is er een maximum en heeft dit invloed op de prijs? Blijft de prestatie wel voldoende bij grotere aantallen gegevens? Kunnen meerdere leden van een gezin of leefeenheid herkend worden in bijvoorbeeld een gezinsoverzicht?

  • Pasfoto’s en memovelden

Leden binnen een kleine vereniging worden persoonlijk herkend. Bij grotere verenigingen waarbij de administratie en de toegang gescheiden is, kan het registreren van een pasfoto nuttig zijn. Deze foto is dan ook te gebruiken voor een ledenpas. Ook het registreren van extra gegevens in een memoveld kan erg handig werken omdat allerlei extra informatie dan geregistreerd kan worden.

  • Indeling van leden

Leden kunnen dikwijls op verschillende manieren ingedeeld worden. Bijvoorbeeld naar soort lidmaatschap, leeftijd of voorkeuren voor bepaalde lestypes. Een juiste indeling is essentieel voor een overzichtelijke ledenadministratie.

  • Rapportages

De software moet beschikken over een aantal standaard rapportages zoals ledenlijsten, openstaande posten, een verjaardagskalender en presentielijsten.

 

Persoonsgegevens

De ledenadministratie van een vereniging bevat veel verschillende gegevens van individuele personen. Met de invoering van de AVG-wetgeving (De Algemene Verordening Gegevensbescherming) zijn hier veel regels op van toepassing. Doel van de wet is om te voorkomen dat de gegevens van je leden onnodig openbaar worden. Deze privacywetgeving geldt voor alle organisaties in Nederland.

 

Wat mag ik wel en niet opslaan van mijn leden?

Eigenlijk is het uitgangspunt, zo min mogelijk. Je slaat dus zo min mogelijk persoonlijke gegevens op. De regels maken onderscheid tussen normale persoonsgegevens, zoals naam en adres, en bijzondere persoonsgegevens, denk hierbij aan blessures en betalingsgegevens.

 

Wie mag er bij de gegevens?

Ook hier weer, zo min mogelijk mensen. Als je een geavanceerd systeem hebt kan je dit vaak op persoonsniveau bepalen. Dus alleen diegene die verantwoordelijk is voor de financiële administratie kan de betaalgegevens van een lid zien. Deze persoon heeft dan weer geen zicht op de sportieve gegevens.

 

 

Vragen of opmerkingen?

Wil je meer weten over de mogelijkheid van een ledenadministratie software voor jouw vereniging? Kijk even rond op onze website, bel direct of vraag anders online een demo verzoek aan, dan kunnen we bespreken wat jouw wensen zijn!